En av bedriftene i Alta som har tatt i bruk PowerOffice Go, er Aksis. Det angrer ikke økonomisjef Tommy Bjørnfeld på.
PowerOffice Go er et komplett regnskapssystem som gir deg full oversikt og kontroll over økonomien i bedriften din. Regnskapssystemet fungerer som både bank og regnskap, og du har til enhver tid oversikt over blant annet fakturering og lønnsutbetalinger.
Sendte fakturaer frem og tilbake på papir og mail
Da Tommy tok over som økonomisjef i Aksis i 2019, ble alle bilag oppbevart i papirformat i permer og fakturaer måtte sendes frem og tilbake på papir og mail mellom de forskjellige avdelingene.
– Jeg hadde ikke jobba her så lenge før vi tok i bruk PowerOffice Go. Å gjøre ting på «gamlemåten» er tungvint, det blir fort litt logistikk hvis vi skal sende ut fakturaer manuelt til alle avdelinger, forteller han.
Nå har alle avdelingsledere brukertilgang til PowerOffice Go, noe som gir en enklere arbeidsflyt når det kommer til fakturagodkjenning og bilag. Fakturaer sendes elektronisk til avdelingsleder som godkjenner på pc eller telefon gjennom PowerOffice Go-appen.
– Det vi sparer mest tid på, er nok bilagsflyten. Jeg har brukt PowerOffice Go tidligere og vet hvor effektivt det er, og jeg har ikke angra for å si det sånn. Det har vært så tidsbesparende som jeg håpet det skulle være, sier Tommy.
Aksis jobber med å få folk i arbeid og har rundt 80 personer på lønningslista. De bruker PowerOffice Go til lønnskjøring og det effektiviserer arbeidet mye når det er mange som skal ha lønn.
– En kollega samler alt lønnsgrunnlag og lager det ferdig, jeg punsjer det inn i PowerOffice Go. Den største fordelen med lønnskjøring i PowerOffice Go, er at alle med faste lønnslinjer ligger inne når jeg oppretter lønnskjøring. Da er det bare for meg å fylle inn riktig timeantall på de ansatte med variabel lønn eller trekk som ikke er faste, forteller Tommy.
Supportavtale med Regnskap og rådgivning Alta
Ved å bruke PowerOffice Go gjennom et regnskapsbyrå får man mulighet for en supportavtale.
– Hvis man trenger innspill, er det en chattefunksjon i selve systemet og da snakker vi med vår egen kontaktperson i Regnskap og Rådgivning Alta, som allerede kjenner godt til oss. Det er veldig lett å få hjelp, i tillegg til at hjelpesidene er oversiktlige og fine, sier han.
Tommy forteller at han setter pris på de månedlige videosnuttene fra PowerOffice, som handler om nye funksjoner og integrasjoner som har kommet, eller små tips til hvordan du kan bruke systemet godt.
Aksis har tilgang til PowerOffice Go gjennom Regnskap og Rådgivning Alta, som er forhandler til PowerOffice.
– Vi kan gjøre hele regnskapsjobben i programmet, deler av det eller kundene får tilgang til PowerOffice Go og har supportavtale via oss, forteller Beathe Pettersen, daglig leder i Regnskap og Rådgivning Alta.
PowerOffice Go har integrasjon mot andre systemer, som for eksempel Office 365 og SmartDok. Blant annet kan timeregistreringen i SmartDok importeres direkte til lønnssystemet i PowerOffice Go.
– Alt du trenger til regnskap finnes i PowerOffice Go. Regnskap, lønn, fakturere og skrive timer er bare noe av det du kan gjøre. Via appen til PowerOffice kan du ta bilder av kvitteringer og sende det direkte inn til regnskap, istedenfor å ta vare på det og levere bilag, forklarer Beathe.
Hun trekker frem en papirløs hverdag som den største fordelen. Det sparer mye tid når alt går sømløst.
– Alt vi trenger er tilgjengelig på en plass hele tiden, og det er en stor fordel for både kundene og oss. I tillegg er selve systemet veldig brukervennlig og oversiktlig, så det er enkelt å lære seg og forstå for alle, avslutter hun.